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Fatture elettroniche: 3 modi per conservarle correttamente

Fatture elettroniche: 3 modi per conservarle correttamente

Molte imprese sono gi destinatarie di fatture elettroniche e si pone il problema della conservazione. Di fatture elettroniche
sono ormai destinatari anche soggetti diversi dalle pubbliche amministrazioni sia per l’acquisto di carburanti all’ingrosso,
che per le fatture emesse dai subappaltatori nel contesto di opere pubbliche oppure infine nel caso in cui i fornitori scelgano
liberamente di emetterle. I destinatari dei documenti digitali possono scegliere tra tre modalit alternative di conservazione.


Le tre vie
La prima soluzione quella pi naturale e dal prossimo anno dovr essere adottata quando tutte le fatture saranno elettroniche
ed indicata nel provvedimento della agenzia delle Entrate 89757 del 30 aprile scorso. Anche gli acquirenti e i committenti
possono conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi) utilizzando il servizio gratuito
messo a disposizione dall’Agenzia. L’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito
web dell’agenzia delle Entrate. L’accesso dovrebbe essere consentito al singolo contribuente oppure mediante un intermediario
abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (articolo 3 Dpr n. 322/1998) oppure a qualsiasi altro soggetto
(esempio societ di software o banca).

La delega deve essere fornita utilizzando il modello approvato con il provvedimento del 13 giugno 2018 che pu essere trasmesso
sia telematicamente che manualmente all’agenzia delle Entrate.

La seconda modalit di conservazione viene indicata dalla circolare 13 del 2 luglio 2018, risposta 3.2, in base alla quale
i soggetti passivi Iva, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potranno portare in conservazione anche copie
informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati contemplati dal Dpcm 3 dicembre 2013 (pdf, jpg, txt) considerati
idonei ai fini della conservazione. In pratica le imprese e professionisti che dispongono di un sistema di conservazione sostitutiva,
che adottano per le proprie fatture, possono ovviamente utilizzarlo anche per le fatture elettroniche dopo aver proceduto
alla loro conversione in formato leggibile, come ad esempio il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.


La terza via riguarda le fatture elettroniche diverse da quelle ricevute dai soggetti obbligati dal 1 luglio (carburanti,
subappaltatori). In questa prima fase occorre evidenziare che, ad eccezione dei soggetti obbligati dal 1 luglio, le imprese
e i professionisti non possono essere obbligati a ricevere fatture elettroniche in quanto la loro accettazione deve essere
manifesta come disposto dalla nuova formulazione dell’articolo 21 del Dpr 633/72. opportuno sottolineare che tale norma
non impedisce al cedente/prestatore di emettere le proprie fatture in formato elettronico attraverso il SdI, quindi, in caso
di mancata accettazione da parte del destinatario, bisogner inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (Pdf).

In questo caso, il destinatario sar libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo
le regole tecniche previste dalla normativa vigente.


Un auspicio
La legge non imperativa in ordine all’obbligo della conservazione elettronica a carico dei contribuenti. Infatti il nuovo
comma 6 bis del Dlgs 127/2015 dispone che gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche
trasmesse attraverso il Sistema di interscambio e memorizzate dall’agenzia delle Entrate. Ne consegue che non appare fuori
luogo che il contribuente una volta ricevuta la fattura elettronica la converta in documento cartaceo (pdf) che deve essere
ovviamente fedele a quanto contenuto nel formato Xml e quindi possa registrarla normalmente fra le fatture di acquisto attribuendogli
il numero progressivo. Questa procedura, ancorch in deroga all’articolo 39 del Dpr 633/72, semplificherebbe in questa prima
fase gli adempimenti tenuto conto che i programmi delle aziende non sono ancora integrati con il sistema di fattura elettronica.

In questo semestre le fatture elettroniche da conservare sono minime; la conservazione normale su carta non comporta alcun
rischio per l’Erario e queste fatture finirebbero pi facilmente nello spesometro. L’agenzia delle Entrate potrebbe quindi
tranquillamente ammetterlo.

© Riproduzione riservata

Fonte: ilSole24ore